Key Responsibilities

Commercial Administration & Sales Support

• Support Sales Representatives, Key Account Managers, and Sales Managers with daily administrative and operational activities.
• Prepare quotations, contracts, customer documentation, and commercial correspondence.
• Maintain and update customer information and commercial documentation within company systems.
• Support the operational follow-up of customer portfolios and commercial commitments.
• Coordinate and monitor commercial actions in collaboration with the Sales Team.
• Support order management activities, including order validation, follow-up, and monitoring of delivery schedules.
• Manage urgent customer requests and changing operational priorities.
• Assist with promotional campaigns and commercial initiatives.
• Ensure commercial documentation complies with internal procedures and quality requirements.

Customer Coordination & Communication

• Act as an operational point of contact for customers on non-commercial matters.
• Handle customer inquiries efficiently, professionally, and in a customer-focused manner.
• Coordinate communication between customers and internal departments.
• Support customer account creation and maintenance processes.
• Ensure timely follow-up of customer requests and required documentation.
• Register, monitor, and coordinate customer complaints, service issues, claims, and disputes.
• Support customers with routine inquiries regarding orders, deliveries, invoicing, and product availability.

International Trade & Export Support

• Support export-related activities, ensuring compliance with international trade requirements.
• Coordinate export documentation and information flow with customers, logistics providers, and internal stakeholders.
• Maintain knowledge of international shipping processes, customs documentation, and export administration.
• Provide backup support to the Export Assistants during absences, peak periods, or business-critical situations.
• Assist in ensuring timely and accurate processing of export orders and related documentation.

Internal Coordination

• Work closely with Sales, Customer Service, Supply Chain, Logistics, Finance, Operations, and Export teams.
• Coordinate information flow between departments to support customer requirements.
• Facilitate efficient resolution of operational issues affecting customer service and order fulfillment.
• Support continuous improvement initiatives aimed at increasing commercial process efficiency and reducing administrative errors.

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Commercial(e) Senior rigoureux(se), proactif(ve) et orienté(e) service client pour soutenir notre organisation commerciale à travers des activités administratives, opérationnelles et de coordination favorisant une gestion efficace des clients et l'exécution des ventes.

Ce poste garantit le bon déroulement des opérations commerciales au quotidien en soutenant les activités de vente, en assurant la qualité et la fiabilité des données clients et commerciales, en coordonnant les parties prenantes internes et en répondant aux demandes opérationnelles des clients.

Le poste contribue directement à la satisfaction client et à la performance commerciale grâce à sa réactivité, sa fiabilité et sa rigueur dans l'application des processus.

La fonction est principalement orientée vers le support commercial et la coordination, et non vers la responsabilité directe d'un portefeuille commercial.

Principales responsabilités

Administration Commerciale & Support aux Ventes

• Assister les Commerciaux, Key Account Managers et Responsables Commerciaux dans leurs activités administratives et opérationnelles quotidiennes.
• Préparer les devis, contrats, documents clients et correspondances commerciales.
• Maintenir et mettre à jour les informations clients ainsi que la documentation commerciale dans les systèmes de l'entreprise.
• Assurer le suivi opérationnel des portefeuilles clients et des engagements commerciaux.
• Coordonner et suivre les actions commerciales en collaboration avec l'équipe de vente.
• Participer à la gestion des commandes, notamment leur validation, leur suivi et le contrôle des plannings de livraison.
• Gérer les demandes urgentes des clients et les priorités opérationnelles.
• Participer aux campagnes promotionnelles et aux initiatives commerciales.
• Veiller à la conformité de la documentation commerciale avec les procédures internes et les exigences qualité.

Coordination et Communication Client

• Être le point de contact opérationnel des clients pour les sujets non commerciaux.
• Traiter les demandes clients de manière efficace, professionnelle et orientée satisfaction.
• Assurer la coordination des échanges entre les clients et les différents services internes.
• Participer à la création et à la mise à jour des comptes clients.
• Garantir le suivi des demandes clients et de la documentation associée.
• Enregistrer, suivre et coordonner les réclamations, litiges, incidents de service et dossiers de réclamation.
• Répondre aux demandes courantes concernant les commandes, livraisons, factures et disponibilités produits.

Support Commerce International & Export

• Participer aux activités liées à l'exportation tout en garantissant le respect des exigences du commerce international.
• Coordonner les documents export et les échanges d'informations avec les clients, les prestataires logistiques et les parties prenantes internes.
• Maintenir une bonne connaissance des procédures d'expédition internationale, de la documentation douanière et des formalités d'exportation.
• Assurer un support de remplacement aux Assistants Export en cas d'absence, de surcharge d'activité ou de besoin opérationnel.
• Contribuer au traitement rapide et fiable des commandes export et de la documentation associée.

Coordination Interne

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes Commerce, Service Client, Supply Chain, Logistique, Finance, Opérations et Export.
• Assurer la circulation des informations entre les différents départements afin de répondre efficacement aux besoins des clients.
• Faciliter la résolution des problématiques opérationnelles impactant le service client et l'exécution des commandes.
• Participer aux initiatives d'amélioration continue visant à accroître l'efficacité des processus commerciaux et à réduire les erreurs administratives.